O desenvolvimento de uma nova solução ou serviço, a instalação de uma infraestrutura inteira de rede, substituição de hardwares… não importa qual é o objetivo do negócio ou da equipe de tecnologia: cumprir essas metas com êxito exige estratégia, planejamento e, claro, uma boa gestão de projetos de TI para acompanhar o processo.
É importante ter em mente, afinal, que mesmo os projetos que são cuidadosamente desenhados e monitorados podem envolver imprevistos, atrasos e outras surpresas. Nesse cenário, o gerenciamento vem para garantir o máximo de eficácia e minimizar ao máximo os riscos e problemas ao longo do fluxo de trabalho.
A seguir, tire suas dúvidas sobre o conceito, as melhores metodologias e como ter sucesso na sua gestão de projetos de TI!
Definindo a gestão de projetos de TI
A gestão de projetos de TI pode ser definida como o conjunto de estratégias e recursos para acompanhar e melhorar a implementação de projetos da área em um negócio.
Os objetivos, assim, são assegurar a eficiência dos processos, a conclusão das demandas e certificar de que tudo seja realizado da forma mais bem-sucedida possível.
De forma simplificada, trata-se de um acompanhamento para garantir que tudo saia conforme o planejado e esteja alinhado com as estratégias da empresa. Fases do fluxo de trabalho, prazos do cronograma, datas de entrega e nível de qualidade estão entre os aspectos observados pelo gerenciamento.
Vale destacar, ainda, que os gestores responsáveis podem criar métricas (como indicadores de produtividade e eficiência no uso dos recursos) para monitorar o andamento das tarefas, assim como reduzir riscos, antecipar crises e aplicar ações preventivas.
Nesse sentido, entre os fatores contemplados pela gestão de projetos de TI estão:
- Alinhamento entre as expectativas e a realidade do projeto, assim como as ressalvas e demandas do cliente;
- Levantamento dos requisitos necessários para o desenvolvimento do projeto
- Estudo da qualidade, recursos disponíveis, orçamento, riscos e prazos acordados.
Etapas do ciclo de vida do gerenciamento de projetos de TI
De forma geral, a gestão de projetos em TI engloba 5 fases importantes até a sua conclusão, completando-se seu “ciclo de vida”. Confira
- Início: é o momento de definir o escopo do projeto em questão, além de autorizar sua execução;
- Planejamento: formulação das estratégias que permitirão alcançar os objetivos definidos;
- Execução: é o momento de efetivamente colocar o plano em prática, integrando os profissionais, recursos e ações planejadas no fluxo de trabalho;
- Controle e acompanhamento: é quando as métricas e indicadores definidos entrarão em cena para verificar a eficácia e monitorar o andamento do projeto. Se os resultados não forem satisfatórios, as estratégias poderão ser reformuladas;
- Finalização: entrega dos serviços, soluções ou produtos desenvolvidos.
Gestão de projetos de TI e as principais metodologias
Tomada como disciplina geral, a gestão de projetos conta com metodologias e ferramentas teóricas e práticas para concretizar o planejamento traçado e atingir os melhores resultados nas organizações.
É importante ressaltar, aqui, que a metodologia deve ser definida com antecedência pela equipe responsável pelo projeto. Tome nota dos métodos mais comuns e vantajosos para a área de TI:
Metodologia Ágil
A metodologia ágil ou agile é aquela que abarca o famoso framework Scrum, muito aplicado pelos profissionais de tecnologia. Fundado em 2001 por um grupo de programadores, o método é regido pelo Manifesto Ágil, que dita os valores e diretrizes principais da sua abordagem. Nesse cenário, 4 valores centrais devem ser observados:
- A colaboração do cliente é mais importante que a negociação dos contratos;
- Responder bem às mudanças que surgirem é mais importante do que seguir um plano;
- Um software funcional é mais importante do que a documentação abrangente;
- As interações e os indivíduos são mais importantes do que ferramentas e processos.
Saiba Mais: Cultura ágil: o que é, vantagens e como implementar nos negócios
Método Kanban
Elaborado pela Toyota nos anos 1960, o Kanban é um método de gestão de projetos com forte apelo visual, apostando no clássico quadro de colunas de etapas e cards para organizar as tarefas. Como filosofia, a metodologia se baseia em fazer somente o necessário, quando for necessário e na quantidade necessária.
Com o uso do design do quadro, a ideia é que cada tarefa cumpra uma etapa e passe então para a próxima, seguindo a lógica até que seja finalizada. Dessa maneira, é possível acompanhar o fluxo de trabalho como um todo, visualizando o andamento com facilidade e praticidade.
Método Cascata (Waterfall)
Trata-se da maneira mais tradicional de gestão de projetos. A metodologia funciona na lógica da queda d’água, ou seja, “em cascata” – uma nova etapa é realizada apenas com a conclusão da etapa anterior, sendo que a entrega final acontece somente quando todas as etapas são finalizadas.
É necessário ressaltar, entretanto, que hoje esse modelo é considerado um método de alto risco, em especial quando se trata de um projeto complexo e com muitas etapas no fluxo de trabalho. Como a conclusão de uma fase “atravanca” a realização da próxima fase, a probabilidade de obter uma entrega final pouco satisfatória (e a chance de retrabalho) é alta, assim como o desperdício de tempo e de recursos.
Como estruturar uma gestão de projetos de TI de sucesso?
1. Defina a metodologia de trabalho a ser aplicada
Além das que citamos acima, há diversas metodologias que podem ser empregadas para guiar o projeto. O mais importante, nessa etapa, é avaliar a que mais funciona e se alinha com a estrutura do seu negócio e com o seu próprio projeto.
É necessário, ainda, que a equipe esteja bem familiarizada com o método e suas aplicações. Atenção: foque somente em uma única metodologia. Isso é primordial para assegurar a padronização dos processos do início ao fim.
2. Aposte no planejamento estratégico (nos mínimos detalhes!)
Com uma estruturação sólida e bem feita, o projeto tem tudo para ser executado da forma mais eficiente e satisfatória possível. Nesse momento, leve em conta todos os aspectos e detalhes envolvidos no fluxo de trabalho, além de definir um cronograma de atividades realista e factível com a capacidade do time e as exigências do projeto.
Também é a hora de definir as métricas e indicadores para avaliar e monitorar o andamento do processo, garantindo que o desenvolvimento atenderá as expectativas. De fato, é fundamental ter em mente que o cliente deverá se manter a par das atividades desenvolvidas e dos resultados conquistados ao longo da jornada.
3. Aposte em expertises e competências diversas para o projeto
Para enriquecer e aprimorar o fluxo de trabalho e a qualidade das entregas, é preciso ir além dos especialistas do time de TI e contar com a colaboração de funcionários e profissionais de outros setores.
Se a solução ou serviço em desenvolvimento tem relação com a área contábil, por exemplo, é importante ter a contribuição ativa dessa equipe nas decisões e definições dos processos, uma vez que esse departamento será diretamente impactado.
Outra área sempre essencial é a de user experience (UX), que ajudarão a criar recursos realmente funcionais, intuitivos e que promoverão a melhor experiência do usuário.
Atenção: essa participação de outras competências e equipes deve ser incluída no planejamento e no cronograma de atividades do projeto.
4. Antecipe possíveis riscos e mudanças
Nenhum projeto, por mais bem planejado e estruturado que seja, está isento de imprevistos e mudanças repentinas no andamento do trabalho. Por esse motivo, é fundamental que os gestores atuem para antecipar essas questões, evitando que as surpresas comprometam a execução das tarefas e minimizando potenciais danos.
Uma estratégia interessante, nesse sentido, é analisar os projetos já executados pela organização para entender falhas que se repetem e em que momento elas tendem a acontecer. A ideia, aqui, é localizar padrões e aprender com os erros anteriores.
5. Promova uma comunicação de sucesso entre os profissionais envolvidos
Sem comunicação fácil e fluida, grandes são as chances de falhas em toda e qualquer etapa do projeto. Nunca subestime o poder de boas interações (e as consequências catastróficas da falta delas!).
Nesse contexto, é fundamental que todos os envolvidos tenham acesso fácil e rápido ao cronograma do projeto, assim como consciência das suas tarefas e do seu papel em todo o fluxo do trabalho.
Utilize ferramentas que facilitem a comunicação e que também sejam um registro confiável dessa troca de informações, além de um canal eficaz para esclarecer dúvidas. É importante, ainda, estimular o time a informar continuamente qual é o andamento de suas respectivas atividades, deixando todos a par de avanços e possíveis dificuldades.
A gestão de projetos de TI é um processo imprescindível para atingir objetivos de maneira sólida e sintonizada com as demandas dos clientes e do próprio negócio. Esperamos que este conteúdo te ajude a alavancar seus resultados!
Aproveite para conferir mais sobre a ferramenta runbook, um roteiro valioso para executar tarefas diárias e aprimorar as rotinas de trabalho em TI!
