A habilidade de acessar e recuperar dados, sempre que necessário, é fundamental para empresas de todos os portes. Nesse cenário, dois conceitos que frequentemente são confundidos e utilizados como sinônimos são backup e arquivamento.
Embora ambas as soluções tenham o objetivo de garantir a proteção à informação nos negócios, existem diferenças-chave que precisam ser compreendidas para que uma estratégia assertiva de segurança seja implementada.
No artigo de hoje, entenda as distinções entre backup e arquivamento e saiba por que é tão necessário conhecer e aplicar as duas ações, evitando problemas de acesso aos dados e até mesmo complicações legais!
O que é backup?
Muito tratada aqui no blog, a prática de backup tem o propósito central de assegurar que os dados armazenados possam ser recuperados em casos de desastres – seja devido a erro humano (como exclusão acidental), problemas técnicos em softwares e hardwares, perda ou cibercrimes.
Em suma, a prática de backup realiza e armazena cópias dos arquivos em um servidor. Caso os arquivos originais estejam inacessíveis, o procedimento garante a disponibilidade da informação ainda que ocorram imprevistos de diferentes naturezas nas organizações.
Justamente por apresentar esse “caráter emergencial”, o backup consiste em cópias de informações produtivas ativas, visando principalmente os dados que estão em constante mudança nas empresas (como no caso de planilhas alteradas nas rotinas empresariais). Assim, costuma-se preferir uma cópia mais recente dos arquivos – em geral, os backups são ações de curto prazo.
Imagine, por exemplo, que as máquinas do seu negócio foram infectadas por um ataque de ransomware. Trata-se de uma ciberameaça que atua como um sequestro de dados, bloqueando o acesso a todos os arquivos do computador até que uma quantia seja paga aos autores do crime (recentemente, temos vivenciado um boom de novos tipos e ataques do problema ao redor do mundo).
Nessa situação, se a sua empresa não contar com uma boa estratégia de backup, sua única saída será pagar o resgate (ação questionável, sem a garantia da devolução dos dados) ou lidar com o grande desastre que é a perda de dados no mundo corporativo.
Por outro lado, com uma boa prática de backup, o gestor poderá identificar a fonte do ransomware, eliminar a ameaça e ainda restaurar todos os arquivos sem a necessidade de pagar aos criminosos.
Vale acrescentar que, no backup, o arquivo original não é deletado depois que a cópia é realizada.
O que é arquivamento?
Por sua vez, o arquivamento ou archiving, em oposição ao imediatismo do backup, tem como objetivo assegurar a preservação de longo prazo das informações, permitindo que o usuário localize e acesse facilmente a informação desejada.
Diferente do backup, o arquivamento não visa recuperar aplicações ou dados corporativos e estratégicos do negócio, mas recuperar informações que são geralmente de teor individual, como e-mails, mensagens e outras comunicações.
O archiving também não é uma cópia de dados ativos, mas uma versão inicial ou primária de um dado que é fixo, que já se encontra em um estado inalterado. Essa versão é criada com objetivos de referência, sendo que o propósito mais comum é permitir a localização de dados antigos da empresa, que foram armazenados há muito tempo.
É importante apontar que, quando as informações não são modificadas ou utilizadas com frequência no negócio, o ideal é que sejam excluídas dos procedimentos de backups periódicos (que resgatam as versões mais recentes dos arquivos), e sejam tratadas de outra forma, através de processos de arquivamento.
Para dar exemplos de arquivamento na prática, podemos citar a necessidade de encontrar um dado de muito tempo atrás, ou encontrar uma série de arquivos ou e-mails que comprovem uma determinada decisão/atitude da empresa.
Muitas organizações também se utilizam de soluções de archiving para cumprir obrigações legais, tais como normas de auditoria que exigem que nenhum e-mail de 10 anos atrás seja deletado, devendo ser recuperado em um período de 4 horas, por exemplo. Nessa situação, um backup não daria conta do recado com agilidade – imagine quantas restaurações de backup precisariam ser realizadas para localizar um dado tão antigo!
A facilidade de organizar arquivos é outro motivo que leva os negócios a apostar na prática, uma vez que os sistemas de archiving costumam ser bastante práticos, funcionando a partir de pesquisas por palavras-chave – mecanismo similar aos dos portais de busca. Dessa forma, os colaboradores podem resgatar dados (como recuperar e-mails antigos) sem precisar da intervenção do time de TI.
Por que é tão importante conhecer a diferença entre as duas práticas?
Como pudemos perceber, enquanto o backup restaura a informação, sendo crucial para imprevistos relativos à segurança dos dados, o arquivamento recupera a informação de longo prazo, facilitando sua localização.
Nesse sentido, entender a diferença entre as duas práticas é crucial porque, ao serem tomados como sinônimos, os dois conceitos são frequentemente mal aplicados nas organizações, prejudicando as políticas de proteção aos dados.
É comum, por exemplo, que as empresas utilizem seu sistema de backup como se fosse um sistema de arquivamento, mantendo suas restaurações de backup por longos anos. O resultado é que, quando uma demanda de recuperação de arquivos antigos surgir, a equipe levará muito mais tempo do que o necessário para localizá-los, esforçando-se durante meses para resolver o que poderia ter sido concluído em alguns minutos.
Os gastos, é claro, também serão altíssimos, e a falta de um sistema de archiving poderá acarretar até mesmo problemas legais para a empresa.
Por outro lado, uma companhia que investe somente em soluções de arquivamento fica completamente vulnerável a imprevistos externos dos mais diversos tipos, expondo-se ao pesadelo da perda de dados. Em casos de ataques hacker, panes nos servidores, desastres naturais e outros, as informações mais recentes e atualizadas (necessárias para o funcionamento do negócio) poderão se perder para sempre sem uma boa solução de backup.
Qual estratégia é mais indicada para a minha empresa?
Como você provavelmente já concluiu, a resposta é: ambas as estratégias.
Caminhando lado a lado de forma complementar nas empresas, o backup e o arquivamento asseguram proteção aos dados em diversas frentes. Ao apostar nas duas práticas, o gestor:
- Assegura que o negócio se mantenha a par de obrigações legais e regras de auditoria;
- Garante que informações armazenadas a longo prazo (em seu formato original) possam ser localizadas facilmente pelo time;
- Protege as versões recentes e atualizadas dos dados de uso frequente, garantindo seu armazenamento periódico;
- Protege a empresa contra desastres de segurança da informação, assegurando que os dados estratégicos possam ser recuperados em caso de desastres e imprevistos gerais.
E então, gostou das informações? Você realiza alguma das práticas (ou ambas) no seu negócio? Para te ajudar a aumentar seu conhecimento no tema, indicamos a leitura deste artigo sobre como escolher um sistema de backup para a sua empresa.
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