Poucos negócios lidam com tantos documentos e demandam tanta organização quanto os escritórios de contabilidade. Não por acaso, catalogar, armazenar e manter essas informações em segurança é mais do que fundamental.
Com o avanço da tecnologia, a papelada guardada em inúmeros armários catalogados foi gradativamente ficando no passado. Vale lembrar que muitos arquivos contábeis precisam ser mantidos por muitos anos devido a questões legais, o que só aumenta a necessidade de espaço e os gastos com estrutura física.
Hoje, o que vemos é uma realidade de migração para o digital. Se a digitalização dos arquivos otimizou a gestão, o mesmo ainda não pode ser dito sobre os processos de backup da maioria dos escritórios. Será que você conhece a importância do backup para a segurança dos arquivos contábeis?
Arquivos digitalizados = rotina otimizada
Grande parte dos escritórios de contabilidade adotaram as inovações na gestão de documentos e transferiram suas rotinas de trabalho para o meio digital, poupando tempo e custos. É importante notar que a própria digitalização dos arquivos (incluindo escritas fiscais, arquivos da receita federal, folha de pagamentos) já garante mais segurança aos dados.
A prática de manter arquivos físicos em armários abarrotados não apenas dificulta a organização e a gestão de tempo, mas também torna os documentos suscetíveis a estragos, roubos, desastres naturais, extravio, dentre outros.
Imagine perder informações essenciais dos clientes devido a imprevistos nos depósitos do escritório? Inadmissível, não? Nesse sentido, digitalizar os arquivos permite maior controle e proteção sobre os dados, além de possibilitar a realização de um processo importantíssimo – o backup.
Seu escritório faz backup?
Embora vários escritórios façam uso de soluções de GED (gestão eletrônica de documentos) e sistemas especializados no segmento para gerir arquivos online (imprimindo e assinando quando necessário, mas sempre digitalizando em seguida, poucos investem em práticas eficientes e periódicas de backup.
Para recapitular, backup é o processo de realizar e armazenar cópias de segurança de arquivos em um servidor. Dessa forma, se os documentos originais estiverem inacessíveis por algum motivo, as informações ainda continuam disponíveis para o negócio.
Vale lembrar que desastres naturais, roubo e extravio não são os únicos perigos para os arquivos contábeis. Ataques cibernéticos, erro humano (a exemplo de um funcionário que exclui acidentalmente um documento importante), panes nos servidores e outros problemas técnicos são provas de que não basta digitalizar os dados – é preciso fazer backups.
É importante, ainda, que os backups sejam realizados com frequência, certificando que as últimas versões dos arquivos estejam sempre seguras. Atualmente, lançando mão de serviços e soluções profissionais, é possível programar backups automáticos na periodicidade desejada.
Mas afinal, qual a opção mais indicada para backups na contabilidade?
Apesar de adaptados aos novos ambientes digitais, muitos escritórios ainda realizam backups manuais dos seus arquivos, o que significa utilizar dispositivos físicos como pendrives, HDs externos ou mesmo servidores antigos para armazenar os dados. O uso de programas como Google Drive e Dropbox também é recorrente.
Nenhuma dessas opções, entretanto, é realmente segura para armazenar arquivos de tanta importância quanto os contábeis. No caso dos dispositivos físicos, os dados continuarão vulneráveis à roubo, perda ou problemas técnicos nos equipamentos. Quanto ao Drive e ao Dropbox, nem de longe são soluções robustas e confiáveis o suficiente para armazenar documentos corporativos e estratégicos.
Diante desse cenário, o caminho ideal é adotar uma boa solução de backup na nuvem (com destaque para a opção gerenciada, na qual um profissional capacitado fornece consultoria e acompanhamento necessários para o processo). É interessante, ainda, manter mais de uma opção para armazenamento dos dados (nuvem e dispositivo físico, por exemplo).
4 vantagens do backup na nuvem para escritórios de contabilidade
O backup na nuvem realiza cópias de segurança dos dados e as armazena em servidores remotos (também baseados na nuvem), utilizando um link de internet. A partir daí, empresas especializadas garantem o armazenamento e a proteção das informações, além de toda a parte estratégica e de manutenção do backup.
Disponibilidade da informação
Como os arquivos do escritório de contabilidade estarão salvos na nuvem, eles poderão ser acessados a qualquer hora e qualquer lugar através de um dispositivo conectado à internet, pelos usuários que possuírem permissão de acesso aos dados.
Essa forma de backup, portanto, garante a disponibilidade das informações mesmo se houver problemas técnicos nos servidores e ameaças cibernéticas/ataques hacker que bloquearem/violarem os arquivos nos computadores (e mesmo se os colaboradores estiverem trabalhando de forma remota), assegurando a continuidade do trabalho e a agilidade dos processos no escritório.
Custo-benefício
Essa é outra grande vantagem da computação em nuvem: o espaço de armazenamento é adaptável às necessidades de cada empresa, que investe de forma proporcional aos recursos que utiliza.
Não há, ainda, gastos com a manutenção de espaços físicos para armazenamento das antigas pastas de contabilidade, assim como infraestrutura local de TI para backup.
Vantagem Competitiva
Escritórios contábeis que investem em tecnologia também saem à frente da concorrência! Estamos, afinal, falando de informações valiosas dos clientes (importantes ativos para contadores e gestores de todos os segmentos). Investir na segurança dos documentos contábeis significa investir na confiança do cliente e na credibilidade da marca.
Investir em computação em nuvem, ainda, é conceder ao seu escritório uma visão inovadora no mercado.
Segurança
É claro que a segurança também é uma vantagem inegável do backup na nuvem. O procedimento não apenas protege os arquivos contábeis do erro humano, como também garante que eles estejam disponíveis (através da realização de cópias e de outros processos de segurança) caso ocorram problemas técnicos no escritório, panes nos servidores e ataques hacker (como o temido ransomware, ameaça que tem feito cada vez mais vítimas no Brasil).
Depois da leitura do artigo, fica o questionamento: como anda a segurança da informação no seu escritório de contabilidade? Se algum desastre acontecesse, os documentos contábeis estariam protegidos?
Se você ainda não investe em backup para seus arquivos e deseja saber mais sobre o procedimento, entre em contato conosco para conversarmos!
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