Imagine as seguintes situações: pane nos servidores da empresa, ataque hacker e exclusão acidental, por algum dos funcionários, de documentos-chave para o funcionamento do negócio. Agora, considerando a realidade atual da sua empresa, faça o seguinte questionamento: ela estaria devidamente preparada para lidar com esses cenários de risco?
Tudo isso parece catastrófico? Acredite, desastres podem acontecer – e acontecem. Mesmo os malwares de larga escala que atingem milhares de indivíduos e companhias em todo o mundo, corrompendo e causando a perda de dados valiosos, são muito mais frequentes do que se imagina.
Muito mais do que remediadas, as panes de TI devem ser previstas, contando com um planejamento eficiente de prevenção.
Nesse contexto, se a sua empresa ainda não possui uma política de backup para garantir a segurança dos dados, o momento para começar a se movimentar é agora. A seguir, saiba como colocar a proteção na prática – e se livrar do fantasma da perda irrecuperável da informação!
Afinal, o que é política de backup?
Na gestão de TI, o planejamento estratégico deve refletir uma visão global acerca do papel do setor na organização, alinhando processos, metodologias, ferramentas e alocação dos recursos tecnológicos de acordo com as necessidades de clientes, funcionários e fornecedores.
Inserida nesse planejamento, a segurança da informação é uma preocupação central para aumentar a eficiência e minimizar riscos. Com esse objetivo, a política de backup é um documento elaborado para guiar a empresa em todas as decisões relativas ao armazenamento de dados, garantindo que cópias de segurança estejam disponíveis sempre que preciso.
É importante ter em mente que uma estratégia eficaz de backup deve considerar todo o ciclo de vida dos dados – concepção, duração, expiração e descarte. Assim, uma política na área envolve o conjunto de normas e regras que definem como serão executados todos os processos.
Nesse contexto, uma política de backup deve englobar as seguintes definições:
- Quais os dados a serem armazenados;
- Equipamentos e tecnologias que serão utilizados no backup;
- A frequência com que o processo será executado;
- A capacidade do suporte escolhido para backup, que deve levar em conta o volume de dados gerados por cada operação;
- Definição da melhor estratégia de backup a ser aplicada (diferencial, completo ou incremental);
- Definição dos responsáveis por acompanhar se a política está sendo realmente colocada em prática.
Por que contar com esse guia é tão importante para as empresas?
Acima de tudo, segurança, é claro. Dados são recursos extremamente valiosos para qualquer empreendimento, exigindo gestão e proteção à altura. A perda ou violação da informação, nesse sentido, pode representar amargos prejuízos financeiros e a perda da credibilidade da marca, perante o público e o mercado.
Vale lembrar que uma política de backup, ao definir um conjunto de diretrizes para esse procedimento, estabelece as rotinas necessárias para copiar e distribuir a informação, garantindo sua integridade.
Desse modo, se alguma falha técnica, erro humano ou ciberataque levar à queda de um sistema ou remoção de documento, a equipe estará apta a restaurar os arquivos com precisão e agilidade. Assim, mesmo que ocorram imprevistos desastrosos (como os que descrevemos no início do artigo), a política de backup impedirá que os dados sejam eliminados de forma permanente.
Sem uma rotina de backup, os dados do negócio (incluindo importantes informações de clientes) correm um risco constante. A empresa se torna vulnerável a ter que interromper seus processos por um período muito maior, o que culmina na perda de público e competitividade.
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Dicas valiosas para criar uma política de backup eficaz
Defina os dados que devem ser armazenados/copiados por prioridade
Esta é a primeira etapa na definição de uma política eficiente: definir quais sistemas e informações terão prioridade para criar backups e o intervalo de criação entre cada uma das cópias.
Para tanto, em conjunto com a equipe de TI, o gestor deve identificar quais são as informações e sistemas críticos para a empresa. Avalie, assim, de que modo cada solução de TI e informação está relacionada aos processos de maior importância do negócio, investigando também quais os possíveis impactos de sua ausência/falha.
O processo, a partir daí, é simples: os sistemas que apresentam atualizações/alterações frequentes são submetidos ao backup em menores intervalos, e os arquivos de maior importância têm preferência para serem copiados.
Considere as necessidades da empresa na definição do suporte
Na hora de considerar as opções para armazenamento e backup, tenha em mente o volume de dados gerado pela empresa, a velocidade para recuperar arquivos e as rotinas de trabalho do negócio (é importante que as informações possam ser acessadas de forma remota, por exemplo?).
Nessa etapa, é preciso ter em mente que o armazenamento em mídias físicas pode demandar mais tempo. Por sua vez, servidores locais oferecem a vantagem de maior controle dos dados e a programação de backups automatizados, mas as máquinas ainda podem ser afetadas por possíveis panes e outros imprevistos técnicos.
Não por acaso, a nuvem tem sido a opção da grande maioria das organizações para o armazenamento de dados, assegurando mais segurança, alta mobilidade e o benefício de acesso e automatização de forma remota.
Optar pelo backup na nuvem, de fato, significa migrar as informações corporativas para um ambiente escalável, de alta performance e também econômico, visto que o valor investido pelas empresas diz respeito apenas aos recursos realmente utilizados.
Estratégia de backup: considere a complexidade dos dados
As estratégias de backup mais comuns são a incremental, a completa e diferencial. Vale destacar que elas não precisam necessariamente estar descritas na política de backup, mas podem ser deixadas a critério do responsável por solicitar o processo. O ideal, porém, é que sejam detalhadas nos documentos, incluindo horários e dias da semana para cada sistema. Confira:
- Backup diário ou diferencial: realizado todos os dias, é bastante aplicado a sistemas críticos para a empresa, que apresentam atualizações constantes;
- Backup completo (semanal ou mensal): indicado em caso de demandas que não apresentam muita urgência, em sistemas menos críticos e de menor manipulação;
- Backup incremental: nessa modalidade, arquivos novos são adicionados a partir de um backup completo. É normalmente aplicado para informações que não são alteradas com o passar do tempo, como banco de imagens e vídeos que não são modificados, mas apenas alimentados com novos arquivos.
É interessante acrescentar, ainda, que a elaboração de uma ótima política de backup nada significa sem uma checagem periódica. Um procedimento de auditoria deve ser definido para analisar se as normas estabelecidas são de fato eficientes, assim como realizar recuperações de teste.
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