Dentre os principais objetivos de todo setor empresarial, estão o aumento da performance do time, a entrega de melhores resultados e, como não poderia deixar de ser, a otimização das despesas. Cortar gastos – sem impactar a qualidade do trabalho – é de fato um dos grandes desafios para gestores de todas as áreas. E os custos de TI, como ficam?
De maneira geral, é comum que os departamentos de tecnologia da informação já operem em sua capacidade máxima com recursos enxutos. Com a adoção de modelos inovadores no dia a dia da equipe e alguns ajustes, no entanto, é perfeitamente possível reduzir o orçamento da TI e manter o nível de aproveitamento das operações.
A seguir, listamos 7 ações valiosas para reduzir os custos de TI sem prejudicar a qualidade do serviço oferecido. Prepare-se para tomar nota das dicas e vamos lá!
Como reduzir custos de TI: 7 estratégias importantes para a sua empresa
1. Automatize processos recorrentes e repetitivos
A automação de processos é uma tendência utilizada por cada vez mais empresas para enxugar custos e aumentar a eficiência dos processos. No setor de TI, não é diferente: com o auxílio da tecnologia, é possível aumentar a produtividade nas entregas, otimizar tarefas de rotina e – o que é mais importante – permitir que a equipe foque em atividades estratégicas, que contribuem para o sucesso do negócio.
Para aplicar a automação de maneira bem-sucedida, o primeiro passo é mapear as atividades do departamento, identificando aquelas que são operacionais e repetitivas. Automatizar essas rotinas, inclusive, minimiza falhas e aumenta a confiabilidade do processo.
Exemplos de tarefas de TI que se encaixam nesse cenário são as rotinas de backup (que podem ser feitas de forma automática), a manutenção de equipamentos, documentação, atualizações de softwares e outros.
2. Invista em cloud computing
Grande parte dos custos de TI estão relacionados à infraestrutura do setor. Nesse sentido, o investimento em inovações que otimizem esse quesito e potencializem a produtividade é uma ação definitiva para reduzir os gastos e melhorar o desempenho da equipe. É o caso da cloud computing ou computação em nuvem.
De fato, migrar parcial ou totalmente os dados e sistemas corporativos para a nuvem (ao investir em uma solução cloud) é uma estratégia certeira para contar com mais segurança e otimização na TI, além de economizar bastante com a gestão de equipamentos e deixar os cuidados com infraestrutura sob responsabilidade do provedor do serviço.
A administração e manutenção de datacenters, vale lembrar, consome um grande volume de tempo, esforços da equipe, sem falar nos altos investimentos. Na nuvem, todo o processo de armazenamento de dados e softwares torna tudo centralizado e facilitado – e você paga apenas pelos recursos utilizados.
Saiba Mais: Descubra quais são os principais tipos de cloud computing nas empresas
3. Analise o ROI das soluções utilizadas
O ROI (Retorno sobre o Investimento) nada mais é do que um indicador valioso para mensurar se um investimento está sendo válido ou, em outras palavras, compensatório. A proposta, aqui, é fazer uma análise de todos as soluções e produtos atualmente aplicados no setor de TI, identificando pontos de melhoria e consequente redução de gastos.
A análise também é válida para futuros possíveis investimentos, garantindo que os recursos aplicados realmente trarão o retorno esperado. Vale acrescentar que o cálculo do ROI inclui o custo de aquisição do produto/serviço, o impacto na diminuição dos custos de TI, o ganho em produtividade e o aumento das vendas, assim como o tempo demandado para que as soluções consigam superar o investimento realizado.
4. Aposte no outsourcing
O chamado outsourcing, ou a contratação de prestadores de serviços externos para a realização de determinadas atividades, é uma ótima estratégia para aliar a redução dos custos com o apoio de profissionais especializados em segmentos específicos. Dessa forma, a empresa não apenas economiza, como também consegue aumentar a qualidade dos serviços que oferece.
É interessante acrescentar, inclusive, que o outsourcing de TI é uma das maneiras mais importantes de se conseguir cortar gastos de maneira significativa. O orçamento utilizado, afinal, é bem inferior ao da contratação de profissionais especializados – e a equipe interna de TI pode ficar focada no que mais importa, isto, é nas ações estratégicas que trarão vantagem competitiva para o negócio.
5. Faça um mapeamento das licenças de software utilizadas
Não duvide: é possível que o número de licenças de softwares ativas e não utilizadas na sua empresa te assuste. Na verdade, trata-se de uma situação comum: muitas vezes, determinadas soluções e programas são “abandonados” pelos colaboradores – e a gestão continua pagando por elas.
Nesse cenário, é importante que o setor de TI invista em um mapeamento completo de todas as licenças de software em atividade no negócio, indicando em qual departamento são utilizadas e quais as datas de expiração.
Com a documentação dessas informações, será possível fazer uma análise geral (e depois realizá-la mensalmente) para investigar se os sistemas pagos de fato estão sendo utilizados e trazendo resultados efetivos. Se não for o caso, não hesite em desativar as licenças e eliminar alguns gastos.
6. Implemente estratégias para motivar e potencializar o desempenho da equipe
Sim, lançar mão de ações para manter a produtividade e a motivação da equipe em alta contribui para minimizar os custos de TI. Isso porque um time realmente engajado e ativo é capaz de sugerir novas soluções para gargalos e problemas, identificar erros de processo, reduzir desperdícios e entregar resultados mais rapidamente e a menor custo.
Com funcionários produtivos e empenhados no departamento de TI, de fato, permitirá cortar gastos com mais facilidade, assim como melhorar o nível do trabalho realizado.
Uma técnica interessante, aqui, é definir indicadores de performance ou KPIs e estabelecer metas, avaliando com frequência os números alcançados. Além disso, é fundamental propiciar um ambiente de trabalho agradável e aberto a novas ideias, lançando mão de estratégias de gestão de talentos para valorizar seus colaboradores, criar uma cultura de feedback e motivar o trabalho diário.
Lembre-se: funcionários motivados fazem melhores entregas e tendem a permanecer na empresa, o que reduz a necessidade de fazer novas contratações e mantém o time coeso e afiado.
7. Tenha uma postura preventiva
Prevenção, em TI, é palavra de ordem. Isso porque problemas operacionais e ameaças virtuais podem significar um verdadeiro rombo no orçamento da empresa, sem contar a paralisação das atividades e o dano à imagem do negócio.
É o caso das ações de segurança da informação, que previnem graves riscos. Os gastos das organizações com violação e perda de dados costumam ser astronômicos, sem contar os prejuízos para a credibilidade da marca.
Por isso, não economize com soluções eficientes de backup, gerenciamento de infraestrutura e monitoramento das aplicações para garantir a proteção dos dados. Os danos financeiros e de reputação evitados com certeza serão muito maiores que o seu investimento!
E então, gostou do conteúdo? Você já aplica alguma das ações acima para reduzir os custos de TI no seu negócio? Comente para nos contar e aproveite para conferir nossas dicas sobre como escolher os melhores parceiros terceirizados!
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