Sabemos como a realidade das pequenas e médias empresas (principalmente as que estão começando!) é cheia de obstáculos. Poucos recursos, equipes reduzidas, corte de gastos…Nesse cenário, é comum que o setor de TI seja deixado em segundo plano.
Negligenciar o potencial da tecnologia, no entanto, é um erro que pode custar caro: além de ser uma verdadeira aliada da inovação, do diferencial competitivo e da lucratividade, o planejamento estratégico em TI se reflete diretamente na produtividade e na satisfação do cliente final.
Neste artigo, mostramos que contar com uma estrutura eficaz de TI independe do porte do negócio – com as evoluções do digital, soluções altamente vantajosas se tornaram acessíveis, permitindo que as PMEs se posicionem lado a lado de grandes organizações. Acompanhe!
Por que as pequenas empresas devem priorizar o investimento em tecnologia?
Ao contrário do que muitos pequenos empreendedores podem pensar, processos eficazes de TI devem ir muito além do suporte para eventuais problemas diários, como dificuldades de conexão com a internet e panes nos equipamentos.
Em um contexto em que todos dependemos da tecnologia, o investimento na área é essencial para aumentar a produtividade do trabalho, compartilhar informações com agilidade e melhorar a qualidade da comunicação interna e externa.
Na realidade atual, priorizar os investimentos em tecnologia, muito mais do que uma estratégia importante, se tornou uma questão de sobrevivência. A demanda, vale destacar, se torna ainda mais urgente quando falamos de empresas de menor porte.
Não por acaso, presenciamos a popularização do modelo de negócios que baseia seu crescimento em ferramentas digitais e nas potencialidades da internet (caso da maioria das startups).
Ao investir no poder estratégico da TI, você consegue:
- Escalar serviços;
- Potencializar a qualidade das entregas;
- Automatizar processos longos e maçantes da rotina de trabalho;
- Promover a estabilidade de sistemas;
- Garantir a segurança da informação e proteger sua empresa de ataques e ameças cibernéticos;
- Otimizar processos de monitoramento e análise de resultados;
- Tornar o dia a dia empresarial mais eficiente e dinâmico;
- Alavancar o crescimento do negócio (justamente por isso, há uma demanda cada vez maior soluções especializadas em gestão empresarial);
- Aumentar o diferencial competitivo;
- Promover redução de custos através da otimização de processos e o apoio de serviços com custo-benefício proporcional à utilização, a exemplo do armazenamento na nuvem.
7 práticas de TI para pequenas empresas que você precisa implementar no seu negócio
Em primeiro lugar, é importante enfatizar: se você, no momento, não tem condições de estruturar um setor de TI na sua pequena empresa, isso não é desculpa para abrir mão de práticas fundamentais do segmento.
Muitas ações importantes de TI podem ser executadas pelo próprio gestor e pelos esforços do time, garantindo processos mais produtivos, seguros e eficazes. A seguir, confira 7 práticas que você deve tirar do papel o quanto antes:
Incorpore o potencial das redes sociais à àrea de TI
Se você pensa que o potencial das mídias sociais deve ficar restrito ao time de marketing, saiba que está perdendo uma grande oportunidade. Como as redes são um canal-chave para coletar opiniões e feedbacks dos clientes, a TI deve se manter atenta no sentido de registrar esses dados, melhorar o desempenho de produtos e serviços e implementar inovações importantes.
Vale lembrar que as mídias sociais permitem uma análise de métricas e informações que rende valiosos insights estratégicos para o negócio como um todo!
Priorize uma conexão de alta velocidade
Parece uma dica muito básica? Pois optar por uma banda larga mais veloz faz toda a diferença para as rotinas dos pequenos e médios empreendimentos. Com uma conexão mais potente, é possível atingir os resultados previstos em menos tempo, o que influencia diretamente na performance da empresa.
A medida possibilita, ainda, facilitar a gestão e o controle dos processos de TI. Optar por múltiplos links é uma opção interessante para garantir a disponibilidade da web e da transmissão de dados, além de combater a lentidão nos processos. Certifique-se de checar os servidores, cuidando para que não fiquem ultrapassados no que diz respeito à velocidade do sistema.
Mantenha seus softwares atualizados e evite (muitos) problemas
Essa é mais uma dica do “manual básico” de TI, mas também uma prática essencial para o dia a dia de todo negócio que se preze. Você sabia que a maioria dos vírus e ataques cibernéticos (malwares) invade computadores devido a softwares que não foram atualizados?
Vale lembrar que isso inclui aplicações como o Java e Adobe Acrobat Reader, além do próprio sistema operacional (como Windows ou Linux). De tempos em tempos, esses sistemas liberam atualizações para implementar melhorias, inclusive de segurança. Nessas situações, os hackers enxergam falhas e oportunidades para atacar.
Ao manter sistemas e aplicações atualizados, você minimiza significativamente a chance de invasão de malware nos computadores e dispositivos – cerca de 80% dos malwares se “aproveitam” de softwares defasados.
Aposte em um bom servidor
Conforme a empresa for crescendo, uma medida importante de TI é a aquisição de um bom servidor. Trata-se de um equipamento mais robusto, capaz de centralizar todos os dados da empresa em um único local. O aparelho, além disso, auxilia no processamento dos dados, colaborando com todos os dispositivos conectados à rede.
Nesse sentido, o gestor pode optar por um servidor físico ou um servidor em nuvem, a depender das necessidades da empresa.
Realize backups regulares
Essa é certamente uma das práticas mais importantes para prevenir problemas graves para o negócio. Se você não está familiarizado com o termo, vale lembrar que o backup é o procedimento que realiza cópias de segurança das informações geradas pela empresa em um dado período.
Dessa forma, assegura a disponibilidade de dados essenciais para a organização mesmo em caso de imprevistos, perdas de arquivos e problemas nos hardwares e softwares. De forma geral, o ideal é que o backup seja realizado todos os dias, mas essa periodicidade varia de acordo com o tipo de documento e as demandas da empresa.
Uma prática eficaz de backup está apta a proteger o negócio em casos de sequestro de dados, ataques de vírus, danos irreversíveis nos equipamentos, urgências de formatação dos dispositivos e mais.
Para saber mais sobre o assunto, confira essas dicas para escolher um serviço de backup para sua empresa.
Outsourcing: terceirize as soluções com melhor custo-benefício
Uma dica de ouro para pequenas empresas é buscar soluções com ótimo custo-benefício, que trarão muito retorno para o dia a dia do negócio sem comprometer o orçamento. Nesse sentido, a opção por computação em nuvem é certamente uma das mais vantajosas.
Serviços em nuvem, como armazenamento e backup, não exigem gastos com infraestrutura de TI pois funcionam em um ambiente digital flexível e adaptável. Os custos, além disso, são proporcionais à capacidade utilizada pela empresa.
Outra ação valiosa para os negócios de menor porte, que não contam com uma TI bem estruturada, é terceirizar serviços-chave para a empresa, além de considerar fazer uma consultoria na área. Dessa forma, os gestores e a equipe podem se concentrar em atividades relativas ao core da empresa, deixando a TI nas mãos de especialistas.
Transforme seus colaboradores em vigilantes cibernéticos
Já que falamos em malwares, vírus e sequestro de dados, que são desastrosos para o andamento dos processos de qualquer empresa (e podem ser ainda mais catastróficos para as PMEs), essa última prática é de grande importância no dia a dia.
Conte com o apoio da sua equipe e treine-a para incorporar rotinas de proteção de dados no dia a dia de trabalho, o que inclui:
- Não fazer o download de arquivos de sites suspeitos, sempre avaliando os riscos;
- Avaliar atentamente os e-mails recebidos, observando se o conteúdo parece igualmente suspeito (ainda que sejam provenientes de colegas de trabalho);
- De maneira geral, conscientizar a equipe de que malwares e ameaças podem surgir dos mais variados formatos de arquivos, incluindo e-mails, downloads diversos, fotos, arquivos do Word e outros. Todo arquivo que vier de forma inesperada ou parecer suspeito em qualquer circunstância deve ser ignorado.
E então, o que achou das dicas? Vale ressaltar que a ausência de boas práticas de TI representa um grande entrave para o crescimento da empresa, resultando em processos lentos e ineficazes, produtos/serviços estagnados e perda de espaço para a concorrência.
Agora que você conhece as melhores práticas de TI para pequenas empresas, que tal aprender como otimizar recursos e reduzir gastos na gestão da área? Clique aqui e confira a leitura!
