Implementar sistemas de backup é certamente uma das melhores (e mais importantes) decisões de um gestor para seu negócio. Seja backup na nuvem (modalidade mais recomendada para o mundo corporativo), backup gerenciado ou backup realizado internamente, a questão é que não basta implementar o procedimento na sua empresa: é preciso acompanhamento e estratégia para que a prática seja bem-sucedida.
A arte de criar cópias periódicas dos seus arquivos, garantindo o armazenamento adequado e a segurança das informações, exige cuidados que muitas vezes passam despercebidos pelas empreendimentos.
Neste artigo, listamos 7 erros comuns relativos ao processo de backup e dicas para evitá-los, prevenindo desastres de perda de dados e outros infortúnios para a sua empresa. Acompanhe!
Confundir “backup” e “sincronização”
Esse é um erro mais comum do que se imagina, e pode acarretar danos terríveis para a sua empresa. Há quem acredite que não precisa de backup porque seus arquivos estão sincronizados – e isso é um tremendo engano.
Sincronizar arquivos significa manter as informações consistentes e atualizadas em dois ou mais dispositivos. É o caso de ferramentas como o Dropbox e o iCloud. Se o usuário fizer uma alteração em um arquivo em um dispositivo, a mudança também será realizada em todos os dispositivos sincronizados. Vale lembrar, entanto, que o mesmo vale para exclusão acidental de arquivos, o que pode ser perigoso para as organizações em diversos níveis.
Embora as principais soluções possuam ferramentas eficazes para restaurar versões anteriores dos dados, a sincronização é uma boa alternativa para uso pessoal, mas está longe de ser a estratégia ideal para empresas.
Lidando com dados mais estratégicos e relevantes, as empresas precisam de soluções mais robustas e complexas, que garantam a proteção aos dados em caso de desastres e ofereçam políticas mais elaboradas de acesso – e é aí que o backup entra em cena.
Confundir “backup” e “arquivamento”
Eis mais uma confusão típica entre termos no universo da gestão de dados. O assunto, inclusive, já foi tema de um artigo aqui no blog. Assim como no tópico anterior, tomar as expressões “backup” e “arquivamento” como sinônimos pode ser um verdadeiro perigo para a segurança da informação dos negócios.
É preciso ter em mente que, enquanto uma solução de arquivamento assegura a preservação dos dados de longo prazo, em sua versão original, o backup geralmente é realizado com maior frequência e cria cópias recentes e atualizadas das informações, permitindo que os dados sejam restaurados se houver algum imprevisto.
Dessa forma, o arquivamento permite localizar arquivos antigos com facilidade (principalmente conteúdos de teor mais pessoal, como e-mails e mensagens), sendo importante para atender regras de auditoria e catalogação das informações.
Por outro lado, só processos periódicos de backup permitem proteger informações que são atualizadas com frequência nas empresas (como banco de dados dos clientes), possibilitando a recuperação dos arquivos caso aconteçam ciberataques, desastres naturais, problemas técnicos nos equipamentos, dentre outros.
Fazer cópias de segurança manualmente
Mesmo com a evolução das tecnologias de segurança da informação e a grande oferta de ferramentas no mercado, a verdade é que muitos empresários (especialmente em negócios de menor porte) ainda fazem cópias manuais dos seus arquivos.
A eficiência de backups manuais nem se compara àquela apresentada por backups automatizados, uma vez que os primeiros estão suscetíveis à falha humana e demandam muito mais tempo e esforços da equipe (o que muitas vezes é incompatível com a realidade e os recursos das empresas).
Backups automáticos podem ser devidamente programados, garantindo a frequência e a eficácia do processo (mas ainda assim demandam o acompanhamento de um profissional qualificado!).
Falta de acompanhamento e manutenção regulares
Como mencionamos, mesmo backup programados e automáticos exigem acompanhamento especializado. Outro grande erro relacionado ao procedimento é acreditar que basta programar as cópias de segurança e deixar que o sistema “se vire sozinho”.
Vale lembrar que mesmo backups na nuvem, altamente recomendados para as empresas, precisam de testes regulares para que sua eficiência seja verificada.
Além de testar a estabilidade do sistema e a eficácia das soluções de disaster recovery, é preciso checar o funcionamento dos backups periodicamente – processos automáticos de cópias de segurança também estão suscetíveis à falha, e negligenciar esse acompanhamento pode culminar em uma crise de emergência.
Por esse motivo, o backup gerenciado é a solução ideal para muitas organizações, que confiam seus processos de backup aos cuidados de especialistas e podem focar nas atividades centrais do negócio.
Falta de uma boa política de backup
A política de backup é um documento elaborado para guiar todos as etapas e procedimentos relacionados ao backup corporativo. Dessa forma, funciona como uma verdadeira bússola para garantir a eficácia e a recorrência dessa prática de segurança da informação nas empresas.
Dentre outros fatores, essa política define:
- Quais dados serão armazenados;
- A frequência do processo;
- Tecnologias e equipamentos que serão utilizados;
- Definição da melhor estratégia de backup (incremental, completo ou diferencial).
Leia mais: Política de backup: conceito, importância e dicas de elaboração
Não manter um histórico de backup
Históricos de backup são realmente importantes para conceder ainda mais segurança para seus processos. Backups automáticos e programados são ótimos, mas e se um arquivo for deletado por acidente depois que a última atualização do backup for concluída? E se o arquivo em questão for um documento crucial para o andamento do trabalho na sua empresa?
Sem um histórico de backup, o gestor teria que enfrentar uma verdadeira catástrofe. Vale mencionar, porém, que a maioria das ferramentas profissionais de backup contam com uma opção para manter informações modificadas/excluídas por um certo período de tempo, o que permite sua recuperação. Fique atento ao recurso!
Tentar fazer todo o processo internamente
Como você provavelmente percebeu a partir da leitura deste artigo, um processo eficiente de backup não é algo que pode ser feito de qualquer maneira, sem exigir tempo ou esforços.
Backups bem-sucedidos, que realmente fornecem cobertura para seu negócio em momentos de crise, demandam estratégia, gestão, testes e acompanhamento constantes. É interessante apontar que ferramentas gratuitas muitas vezes não oferecem recursos e opções importantes (tais como backups programados), contando com grandes brechas de segurança.
Por outro lado, investir em ferramentas profissionais não significa muito se a equipe de TI não puder se dedicar a explorá-las e colocá-las em prática com eficácia.
Embora empresas de maior porte muitas vezes tenham recursos para implementar práticas bem-sucedidas de backup internamente (incluindo monitoração constante), este não é o caso de muitas pequenas e médias empresas.
Com equipes reduzidas e infraestrutura menos robusta, as PMEs que optam por fazer backups internos frequentemente o fazem de forma inadequada e pouco administrada, colocando a proteção dos dados em risco.
Nessas situações, a terceirização é um investimento que de fato faz todo o sentido para os negócios, representando ótimo custo-benefício e mesmo economia a longo prazo. O backup gerenciado, como já comentamos, é uma solução muito indicada em tais casos, possibilitando não apenas práticas eficazes de backup, mas também consultoria e monitoramento estratégico das informações armazenadas.
Após a leitura do conteúdo, você se identificou com algum dos erros que listamos acima? Deixe seu comentário para compartilhar suas experiências e entre em contato conosco para conversarmos sobre a segurança da informação do seu negócio!
