Já falamos, aqui no blog, sobre os benefícios do GLPI para a gestão de serviços em geral, além da importância de um bom sistema de help desk e a automatização dessas tarefas. Mas e quanto à aplicação mais clássica e tradicional da ferramenta – a gestão em TI?
Para quem não é familiarizado com o termo, vale recapitular: o GLPI (sigla para Gestionnaire Libre de Parc Informatique) é um software gratuito e open source para planejar e administrar os ativos e processos de TI, possibilitando acessar dados em tempo real sobre equipamentos e recursos humanos.
Ampla e repleta de recursos, a ferramenta – que também pode ser aplicada nos mais diferentes segmentos – permite gerenciar chamados, identificar/solucionar problemas rapidamente, ter controle sobre o orçamento de Tecnologia da Informação, prever manutenções de infraestrutura e muito mais.
A seguir, saiba mais sobre o GLPI aplicado à gestão em TI e como aproveitar todas as vantagens do software a favor do seu negócio!
Quais são os impactos do GLPI para a gestão em TI?
A gestão de todos os ativos e chamados em TI é desafiadora, especialmente quando falamos de negócios de médio e pequeno porte. Na prática, muitas vezes, poucos funcionários (ou mesmo um único funcionário) acabam assumindo múltiplas funções, incluindo manutenção de equipamentos, administração de sistemas, suporte técnico, gerenciamento de projetos…
Nesse cenário, o GLPI é uma verdadeira mão na roda para centralizar as tarefas da TI em uma única plataforma inteligente (chamada de “central de serviços), incluindo a documentação do ciclo de vida dos chamados, dashboards detalhados de análise e sistema de notificações, dentre muitas outras funcionalidades.
Confira alguns dos principais pilares do GLPI:
- compatibilidade do service desk com o ITIL;
- gestão de inventário e ativos;
- gestão de licenças e inventário de softwares;
- controle de qualidade das informações;
- gerenciamento financeiro e administrativo dos ativos de TI;
- relatórios e estatísticas;
- integração de todos os serviços;
- base de conhecimento.
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Focos de aplicação do GLPI na gestão em TI
Integração completa com o sistema de informação
O GLPI pode ser aplicado a diversas fontes de autenticação, a exemplo de servidores de e-mail e servidores LDAP. É possível, ainda, criar regras avançadas para administrar a permissão de usuários e visualizar dados específicos, além de configurar autenticação automática (SSO) para tornar a aceitação dos usuários mais fácil.
No que diz respeito ao inventário da infraestrutura, é possível automatizar o processo na maioria dos sistemas operacionais. Os recipientes de máquinas físicas podem ser gerenciados e virtualizados. Há ainda as opções de descoberta e inventário de rede, conexão a ferramentas de inventário de terceiros e inventário do servidor VMWare.
Vale lembrar que o GLPI pode se conectar a outros softwares da sua infraestrutura de TI, como o OpenVAS, o Xivo, o Airwatch, o Centreon, dentre outros. Para personalizar os recursos às suas necessidades, basta usar a API de Plugin GLPI.
Relatórios detalhados
O GLPI possibilita visualizar estatísticas detalhadas de inventário e help desk. Os dados podem ser filtrados e analisados a partir de diferentes visões, como:
- contribuinte (técnico, requerente, observador) ao longo de um período de tempo;
- status;
- tipo de material (modelo, localização, sistema operacional…).
Os inventários podem ser explorados de maneiras como:
- relatórios de informações financeiras;
- materiais por status;
- materiais por tipo.
É interessante apontar que o GLPI também pode ser conectado a outras ferramentas de relatórios, como o Metabase.
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Perguntas frequentes e base de conhecimento
Para reunir e disseminar todo o conhecimento da empresa e facilitar o acesso a esse conteúdo, o GLPI permite criar uma rica base de conhecimento. Com o recurso, você pode:
- escrever artigos com o editor integrado na ferramenta;
- restringir um determinado conteúdo para os participantes desejados (usuário, grupo, entidade);
- gerir a tradução de artigos;
- validar artigos;
- comentar artigos;
- vincular os artigos a tickets ou mercadorias no estoque;
- usar o catálogo de serviços (no plug-in de formulários).
No GLPI, há também uma FAQ (compilação de perguntas frequentes) disponível para os usuários finais.
Inventário de software e gestão de licenças
Oferecendo gerenciamento de ativos de software, o GLPI conta com um recurso poderoso de inventário automático para administrar licenças e softwares. É possível, assim, fazer o inventário automatizado de software instalado, incluindo Windows, Linux/BSD, UNIX e MAC OS X. Basta informar o número da instalação e a versão do software. Há a opção do licenciamento automático de licenças Adobe e Microsoft.
É interessante mencionar, ainda, a possibilidade de criar categorias de software, atribuindo-as de maneira automática. A partir daí, visualize todos os softwares por grupo criado.
Gestão financeira e administrativa dos ativos de TI
- gerencie o ciclo de vida de propriedades, inserindo as datas e ações importantes sobre cada equipamento;
- preencha dos dados de garantia dos dispositivos, recebendo alertas quando expirarem;
- faça a gestão financeira ao definir orçamentos, checando em tempo real o consumo de recursos. A ferramenta faz o cálculo do custo total de propriedade (TCO);
- gerencie contratos, contatos e fornecedores, inserindo todos os dados necessários para a manutenção de equipamentos. Acompanhe o faturamento;
- armazene todos os documentos relativos às mercadorias compradas, como notas de entrega, faturas, documentações técnicas etc).
Controle de qualidade dos dados
O GLPI conta com mecanismos eficientes para gerenciar a qualidade dos dados de inventário, evitando informações duplicadas e aumentando a precisão das estatísticas.
Há também a possibilidade de criar e configurar os chamados “dicionários”, que são conjuntos de regras para racionalizar os dados de inventário que são importados para o sistema.
Gerenciamento do inventário automático e dos ativos
O GLPI conta com diversas funcionalidades avançadas para administrar os ativos e o inventário:
- gestão de computadores, impressoras, dispositivos, telefones, equipamentos de rede e outros;
- histórico completo de todas as modificações de ativo;
- visão minuciosa dos ativos, com portas de rede e conexões;
- gestão de componentes internos e de softwares instalados;
- gestão do sistema operacional;
- gestão do ciclo de vida do ativo;
- virtualização;
- gestão de datacenters;
- inventário de cartuchos, impressoras e outros itens consumíveis;
- gestão de telefonia;
- gerenciamento de certificados e mais.
Compatibilidade dos serviços com o ITIL V2
Outra grande facilidade: a assistência técnica do GLPI atende aos padrões do ITIL v2, que é o conjunto das melhores práticas mais aceito para sistemas de gerenciamento de serviços. Implementação de fluxos de trabalho automáticos, padronização de status, contrato de nível de serviço, categorização: tudo é combinado para facilitar a gestão em TI.
Isso inclui a visualização e o gerenciamento de todo o ciclo de vida de uma solicitação de serviço ou incidente, desde a atribuição até o follow-up e a solução.
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GLPI: os desafios da implantação
Embora seja uma excelente ferramenta para a gestão em TI em empresas de diferentes portes e áreas de atuação, o GLPI pode gerar certa dor de cabeça no processo de implantação, exigindo também uma dose de estudo e pesquisa para aproveitar o potencial de todos os recursos da melhor forma.
Gratuita e de muitas possibilidades, a ferramenta de fato tende a demandar expertise nas primeiras fases de configuração. Nesse sentido, pode ser interessante contar com o apoio de uma parceria especializada em hospedagem e configuração do GLPI.
Quer aproveitar todos os benefícios e facilidades que o GLPI pode trazer para a sua gestão em TI? Entre em contato conosco e vamos conversar sobre as configurações ideais do sistema para as necessidades do seu negócio!