Não basta desenvolver e entregar soluções de qualidade para o consumidor: sem processos redondos, que garantam a eficiência operacional, não há bom atendimento e clientes satisfeitos. Por esse motivo, apostar em uma gestão de serviços eficaz é primordial para empresas de todos os segmentos.
Nesse sentido, contar com a tecnologia para alinhar, minimizar erros e assegurar o bom funcionamento dessa gestão (que envolve inúmeras etapas até a entrega do serviço ou produto para o cliente) faz uma diferença impressionante.
A melhor parte, aqui, é que hoje em dia é possível contar com softwares livres e gratuitos para organizar e automatizar seus processos da maneira mais conveniente para seu negócio. Mas afinal, por que vale a pena automatizar esse gerenciamento? Confira!
Gestão de serviços: quais frentes vale a pena automatizar?
Em primeiro lugar, vale a pena recapitular que a gestão de serviços abrange todas as etapas de uma empresa para que ela consiga entregar suas soluções para o público, de maneira a satisfazer esses consumidores.
Isso envolve áreas como atendimento, help desk, acompanhamento de indicadores, infraestrutura de TI, gestão de projetos e outras. Justamente porque a gestão de serviços é tão ampla, é preciso que cada organização avalie suas prioridades quando o assunto é “o que automatizar”. De maneira geral, no entanto, algumas frentes que podem se beneficiar enormemente de um software na área são:
Gestão de help desk
Departamento vinculado principalmente à TI (na identificação de problemas e solicitação de resoluções), o help desk é voltado para a área de atendimento e suporte, envolvendo manutenções e apoio a produtos e serviços. Estamos falando, aqui, da gestão de chamados, incluindo requisições, incidentes, problemas, mudanças etc.
Parque tecnológico de TI
Trata-se do banco de dados com todos os registros relativos aos sistemas, computadores, licenças, equipamentos, servidores e outros ativos fundamentais para o dia a dia da TI.
Saiba Mais: Automação dos processos de TI: por que e como fazer?
Indicadores ou Métricas
Não há como subestimar a importância da gestão de indicadores para a empresa. Abrangendo o monitoramento das métricas que mensuram os resultados alcançados, a automatização dessa área permite agilizar e minimizar erros, possibilitando ações mais assertivas para manter uma otimização constante da gestão de serviços.
6 motivos para automatizar sua gestão de serviços
1. Criação de base de dados com histórico de atendimentos
A gestão do conhecimento é uma das principais vantagens da adoção de uma ferramenta para a gestão de serviços. Dessa forma, você poderá criar bases de dados para auxiliar todos os profissionais que atuam com atendimento no negócio (seja físico ou remoto), reunindo todo o histórico de atendimentos realizados em uma única central e evitando a perda de informações importantes.
2. Resolução (muito) mais eficiente de chamados
Além de muito mais facilidade para controlar o tempo de atendimento dos chamados (SLA), automatizar sua gestão de serviços trará um controle completo de solicitações técnicas ou quaisquer outras requisições, monitorando desde a abertura até o andamento e a conclusão dos chamados.
Dessa forma, é possível gerenciar a comunicação com o cliente de forma completa e satisfatória, centralizando os registros de todas as ações em uma única plataforma. O resultado, nesse cenário, é uma organização capaz de transmitir credibilidade e transparência no contato com consumidores, stakeholders e parceiros.
3. Agilidade na gestão da infraestrutura de TI
Com um software para gestão de serviços, a gestão do parque tecnológico de TI se torna muito mais simplificada e agilizada. Com poucos cliques, é possível identificar a exata localização, contratos, manutenções e estado de conservação de todos os equipamentos da empresa. Com o acesso rápido a esses dados, a gestão poderá documentar a vida útil de toda a infraestrutura, planejando as ações necessárias de forma assertiva.
4. Alta performance na análise de métricas e resultados
Que tal contar com dashboards hiper detalhados e de fácil navegação para analisar indicadores valiosos para o negócio? Uma solução de automação da gestão de serviços permite gerar relatórios diários, semanais e mensais para acompanhar todos os equipamentos, chamados e projetos críticos para a empresa.
Com essa facilidade de mensuração de dados, torna-se muito mais simples compilar análises para serem mostradas às lideranças, filtrar os relatórios desejados com rapidez e intervir de forma imediata no surgimento de possíveis problemas.
5. Facilidade e centralização na gestão de projetos
Independentemente do porte e do segmento de atuação, toda empresa tem projetos importantes em andamento. Desde à promoção de um evento até a implementação de uma nova tecnologia, um software de automação de gestão de serviços permite acompanhar todas as etapas da gestão de projetos, do início ao fim.
Com o recurso, os gestores acompanham o status das atividades, os responsáveis por cada etapa, prazos, controle de recursos e muito mais. Vale lembrar, ainda, que a ferramenta centraliza todas informações referentes aos projetos em um único lugar, agilizando e facilitando a visualização do andamento de todas as tarefas.
6. Gestão de consumo de equipamentos
Outra vantagem valiosa da automação – no que tange à gestão da infraestrutura de TI – é o gerenciamento do consumo dos equipamentos e dispositivos associados. De forma remota e em tempo real, é possível monitorar o estado de conservação e o consumo do parque tecnológico, o que permite otimizar a gestão de compras de insumos e peças.
A supervisão inclui itens como impressoras, monitores, toners e cartuchos.
GLPI: solução gratuita de alta performance para a sua gestão de serviços
Agora que você conhece as vantagens de apostar na automatização da sua gestão de serviços, apresentamos uma solução livre e gratuita que já passou pelo crivo de negócios dos mais diversos ramos de mercado: o GLPI.
Sigla para Gestionnaire Libre de Parc Informatique (Gestão Gratuita de Equipamentos de Informática), o GLPI é um software open source para a gestão de help desk e inventário.
Embora seja pensada e altamente eficiente para a gestão de TI, a ferramenta se provou vantajosa para empresas dos mais diversos segmentos, a exemplo de escritórios de advocacia, instituições de educação, empresas de gestão de contratos e projetos prediais, manutenção de equipamentos, administradores e mais.
