Você sabe o que é Plano Diretor de TI ou simplesmente PDTI? Tendo em vista que a tecnologia e o setor de TI têm sido cada vez mais protagonistas para o fluxo de trabalho e a rotinas das empresas, o planejamento estratégico na área também só vem ganhando importância.
O PDTI, nesse cenário, é um metodologia valiosa para gerenciar processos, recursos e funcionários envolvidos na tecnologia da informação de um negócio.
Neste artigo, esclarecemos as principais dúvidas sobre o conceito e sua importância, além de reunir dicas de elaboração do plano diretor. Confira a leitura!
Desvendando o conceito: o que é Plano Diretor de TI (PDTI)?
Quando falamos sobre o Plano Diretor de Tecnologia da Informação, estamos nos referindo a um documento que descreve e detalha os processos de TI de uma organização, definindo diretrizes para alinhar estratégias de TI e os objetivos do negócio.
Dessa forma, o plano atua como um guia ou norteador para embasar as decisões relativas à área de TI de uma empresa – isso porque o PDTI estabelece prioridades e tarefas que são colocadas em prática pela equipe no dia a dia.
De maneira geral, o documento busca entender o contexto atual da TI (diagnóstico) e define um planejamento para uma gestão eficaz de recursos humanos, infraestrutura, sistemas de informação, hardware e software.
Com a organização tática desses recursos, será possível atingir o desenvolvimento esperado para a empresa. Para colocar toda essa engrenagem em andamento, é importante que o Plano Diretor também inclua orçamentos, cronogramas e outros detalhes técnicos.
Quais as vantagens do PDTI para os negócios?
Como o Plano Diretor de TI supõe o planejamento e a gestão inteligentes dos ativos de tecnologia da informação, o resultado é a economia de recursos e mais eficiência nas rotinas de trabalho.
Dentre os principais benefícios do documento para os negócios, estão:
- apoio na tomada de decisão dos gestores, que podem embasar melhor suas escolhas estratégicas;
- definição clara de quais são as prioridades para investimentos no setor de TI;
- alinhamento das ações de tecnologia da informação e comunicação aos objetivos da empresa como um todo;
- ganho de diferencial competitivo para a empresa através da TI;
- padronização dos processos de TI e comunicação, trazendo mais eficácia e produtividade.
PDTI E PETI: entenda a diferença
Os conceitos de PDTI e PETI (Plano ou Planejamento Estratégico de TI) podem se confundir, especialmente quando falamos de empresas com o setor de TI em um patamar mais maduro e estruturado.
Na prática, os dois planos são complementares: o PETI é mais teórico e estrutural, definindo os projetos e objetivos estratégicos de Tecnologia da Informação (alinhando os mesmos aos objetivos da organização).
Por sua vez, o PDTI tem caráter mais prático e estabelece diretrizes para execução dos projetos e metas prioritários, incluindo a alocação de recursos. Exemplificando, se o PETI determina que um certo projeto deve ser realizado como prioridade, o PDTI descreve como esse projeto será executado (com que recursos, por quais profissionais etc).
O tempo de projeção de cada planejamento também difere: enquanto o Plano Estratégico é geralmente pensado em um horizonte de até 4 anos, o Plano Diretor costuma ser estruturado para o período de um ano (embora seja possível planejá-lo para um período maior de tempo).
Como elaborar um Plano Diretor de TI?
Visando tornar a TI mais estratégica, fazer melhores investimentos e reduzir riscos de segurança e indisponibilidade relativos à TI, o Plano Diretor pode ser uma trabalho burocrático à primeira vista, mas definitivamente vale a pena.
A seguir, confira orientações valiosas para elaborar o documento!
Qual formato utilizar?
A boa notícia é que os formatos de elaboração do PDTI são os mais variados. É possível lançar mão desde modelos simples de listas de tarefas até metodologias de gestão de projetos como o PMBOK, o COBIT ou o ITIL.
Tudo dependerá da complexidade do setor de TI, do porte da empresa e dos investimentos na área (quanto mais investimentos, mais avançada será a gestão). De toda forma, o mais importante é documentar o diagnóstico atual do setor e propor as melhores soluções e execuções das tarefas.
Passo a passo de criação do PDTI
1. Resgate do PETI: defina objetivos estratégicos para a TI
Em um primeiro momento, defina os objetivos estratégicos para a sua TI. Se o Plano Diretor fornece as orientações para executar metas, é fundamental que essas metas estejam claras para a gerência e a própria equipe.
Esta etapa, portanto, pede o resgate do PETI e a retomada do alinhamento estratégico entre as tarefas da TI e a projeção de crescimento para o negócio.
Exemplos de possíveis projetos para o setor de TI são:
- Migração de servidores para a nuvem;
- Implementação de ferramentas open source;
- Criar um ambiente com alta disponibilidade e definir uma estratégia de backup;
- Trocar itens de infraestrutura promovendo a sofisticação e o aumento da eficiência etc.
A partir dessa definição clara, será muito mais fácil fazer uma previsão de investimentos de maneira estruturada e inteligente.
2. Faça o diagnóstico ou análise do ambiente atual
A próxima etapa é traçar um panorama do ambiente atual da TI, incluindo pontos fracos, pontos fortes, oportunidades e ameaças para a empresa a longo prazo. Inclua, ainda, um mapeamento da infraestrutura atual para identificar eventuais gargalos e problemas que possam ser melhorados ou substituídos.
Vale mencionar que o método de Análise SWOT é uma excelente ferramenta para traçar o diagnóstico.
3. Descreva um plano de contingência
A disponibilidade da TI é uma preocupação central para garantir a continuidade dos serviços e prever riscos. O Plano Diretor, nesse sentido, deve buscar antecipar tais riscos que comprometam a execução de rotinas de trabalho e definir ações para garantir a disponibilidade do ambiente (e sua retomada) no menor tempo possível.
Identifique o período de tempo que cada serviço pode ficar indisponível e estabeleça planos de contingência para cada um.
Saiba Mais: Plano de Continuidade de Negócios em TI: como funciona?
4. Considere a segurança
Outro ponto fundamental do PDTI é analisar fatores que podem colocar a segurança dos dados em risco e documentar/revisar as políticas de backup determinadas para a empresa.
Testes regulares das cópias de segurança e estratégias de recuperação das informações também devem ser abordados, incluindo a definição de responsáveis pela tarefa e tecnologias a serem utilizadas.
5. Elabore um plano de monitoramento
Todas as ações de execução de tarefas e cumprimentos de metas não significam muito sem a definição de um bom plano de acompanhamento.
O estabelecimento de responsáveis por checagens periódicas, indicadores de performance e relatórios de desempenho é essencial para identificar falhas, repensar ações e implementar melhorias para o alcance dos resultados.
E então, gostou das informações? Esperamos que o conteúdo seja útil para auxiliar sua gestão de TI na prática!
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