Atuando no universo da TI, é provável que você já tenha ouvido o termo “runbook” e ficado confuso. É possível, inclusive, que você até já tenha criado um runbook sem saber.
O fato é que se você é um profissional da área de tecnologia que desempenha tarefas consistentes como instalação e configuração de softwares, programação de backups, treinamentos de novos funcionários e quaisquer outras rotinas que possam ser mais organizadas e produtivas, então pode se beneficiar – e muito – desse recurso valioso.
A seguir, esclareça suas dúvidas sobre o conceito, o funcionamento e a criação do runbook, essa ferramenta que minimiza erros, facilita a curva de aprendizagem da equipe e otimiza os processos de trabalho!
Runbook: o que é?
Basicamente, o runbook um guia ou roteiro para executar tarefas diárias e solucionar problemas nas rotinas de trabalho.
Em outras palavras, um conjunto de documentos, procedimentos e instruções que ajudam os profissionais de TI a conduzir operações, gerenciar processos recorrentes e orientar os membros da equipe na realização das suas responsabilidades.
Vale lembrar que, embora seja uma ferramenta amplamente utilizada por quem atua na área de tecnologia (em especial os DevOps), o runbook pode beneficiar gestores e profissionais de todos os departamentos.
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Por que esse guia é tão importante?
Um runbook fornece orientações documentadas para apoiar os profissionais nas suas tarefas do dia a dia, assegurando a integridade da infraestrutura de TI. De forma geral, o objetivo da ferramenta é ajudar os operadores da área a manter os sistemas rodando com eficiência, independentemente das circunstâncias.
Em caso de desastres técnicos e operacionais, por exemplo, a equipe pode consultar o runbook e conferir as instruções de como proceder nessas situações, reduzindo o tempo de inatividade e minimizando prejuízos.
A ferramenta pode, ainda, apoiar no treinamento de colaboradores e na delegação assertiva de tarefas. O aumento da produtividade do time é uma consequência natural do processo!
Outras vantagens de se apostar no recurso incluem:
- mais agilidade no desempenho de tarefas, já que o runbook estabelece um padrão para as rotinas de TI;
- definição de uma padronização eficiente para os processos, aumentando a qualidade das entregas;
- redução de falhas e desperdício de recursos;
- apoio na manutenção da conformidade, respeitando as normas estabelecidas pelos órgãos reguladores (como na garantia da privacidade de dados).
O que deve constar no runbook?
Os itens a serem abordados no runbook variam conforme o processo de TI no qual você deseja focar, mas, de maneira geral, ele inclui todas as informações que o time precisa para executar suas rotinas de trabalho com a maior eficiência possível.
Nesse contexto, o guia geralmente inclui os seguintes tópicos:
- Uma visão geral sobre o processo de TI em questão e o motivo pelo qual ele é necessário/importante;
- Instruções sobre os possíveis softwares utilizados e seus downloads;
- Instruções para implementar os softwares e criar um servidor do zero;
- Orientações detalhadas para agir diante de procedimentos e problemas comuns;
- Planos de disaster recovery e SLAs (níveis de acordo de serviço);
- Gráficos, diagramas e screenshots para facilitar a visualização das informações.
Um runbook também deve conter outros pontos fundamentais para ajudar o time a desempenhar suas atividades de rotina: quem é responsável por cada tarefa, qual é o prazo para a conclusão das tarefas, quais metodologias e ferramentas devem ser utilizadas e quais recursos podem ser otimizados.
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Como criar um runbook?
A partir das informações do último tópico, é provável que você já tenha um certo entendimento acerca do processo de criação de um runbook. Vale acrescentar, no entanto, um roteiro básico de elaboração para te ajudar nessa etapa:
1. Planeje o processo de trabalho que você vai descrever do início ao fim;
2. Faça um breve esboço resumindo o conteúdo do seu runbook, atentando-se para não se esquecer de nada;
3. É hora de escrever e colocar o runbook no papel, incluindo os detalhes necessários e usando recursos visuais (como gráficos, mapas mentais e esquemas coloridos);
4. Edite seu runbook e faça melhorias, tornando o material o mais fácil de entender possível;
5. Siga os procedimentos e orientações do seu próprio runbook para verificar como/se ele funciona na prática, fazendo novos ajustes se necessário.
Dicas importantes
Ao criar seu runbook, lembre-se de ele precisa ser um guia simples de entender e fácil de seguir. Escreva de forma clara e concisa: as instruções do seu guia devem seguir uma ordem lógica. Tenha em mente que esse conteúdo será utilizado no onboarding de novos funcionários e também em treinamentos.
Outra dica de ouro é pedir a um outro profissional (colega de trabalho, subordinado, membro da equipe) para realizar o processo de trabalho em questão usando o seu runbook. Analise se ele entende todas as etapas e consegue cumprir o procedimento com sucesso.
Nesse cenário, você pode tanto criar seus runbooks manualmente quanto usar ferramentas para facilitar e automatizar o processo, como a plataforma do Microsoft Azure. A própria rotina de trabalho também pode ser automatizado – nesse caso, você cria um runbook para que o computador consiga desempenhar determinadas tarefas.
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Quais são os principais tipos de runbook?
Os runbooks podem ser criados para facilitar basicamente qualquer processo de TI que pode se beneficiar de uma padronização das etapas. Exemplos comuns desse guia são:
- Runbooks de recuperação de desastres, fornecendo instruções para reagir em diferentes cenários que possam afetar os sistemas de TI;
- Runbooks de desenvolvimento de sistemas, que são bastante populares e incluem requerimentos de instalação e instruções para configuração;
- Runbooks de procedimentos de rotina, que padronizam tarefas recorrentes como a realização de backups periódicos e monitoramento da performance de sistemas.
Esperamos que tenha esclarecido suas dúvidas sobre o runbook! Com a ferramenta, é possível padronizar e otimizar as principais rotinas de trabalho de TI, aumentando a produtividade da equipe e minimizando falhas.
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Créditos da imagem: Alvaro Reyes
